阳东粤湘工贸有限公司

SMS项目推行

（企业规范化综合管理）实施方案

广东众智培训服务有限公司   策划：张俊

电话： 13827660878

 

第一章  咨 询 思 路

SMS--企业规范化综合管理是基于通过识别企业管理各个环节的衔接与沟通来了解企业目前管理的现状及需求，在综合研究企业管理基础诊断结果的前提下，调整企业人力资源的科学分配，结合综合管理规范应用，推导以分模块、依人依事调整完善其管理的综合系统的改善活动，使公司的综合管理体系能够分阶段、分步骤有序建立并有效实施。

一、咨询工作目标

1、在公司内部建立切实有效的规范化、系统化、科学化的管理规范;

2、在规定时间内完成双方确定的工作内容;

3、提高内部员工的规范管理的意识，掌握先进的管理方法，提高数据管理水平;

4、为公司培训一批熟悉规范化管理的人员，提高管理人员的管理水平;

5、提高公司内部运作的效率及外部顾客的满意率;

6、建立有责(职责)、有序（秩序）、有效（效率）、高效（效率）的内部管理系统。

二、咨询工作思路

1、咨询进度策划

     在开始实施SMS阶段,顾问师对企业的管理现状进行深入的诊断,列出咨询改善要点,作为双方对SMS改善结果判定的初步基准,为改善后的活动提供对照,从而明确咨询的目标和评审准则.

咨询工作将是有计划地进行的，我们将会提出一个初步的全期工作计划。在咨询的开始阶段，我们将根据公司现有管理体系诊断的结果,对这个初步计划进行修正，明确各阶段工作内容、方法和双方的责任。全期咨询计划是一个规划性的文件，是制定咨询阶段计划的基础性、指导性文件。

为加强咨询工作的计划性，达到我们双方预期目的的保证，我们将按照双方所确定的方案和公司管理体系建立和运行的实际情况，制定咨询阶段计划来具体规定在一定的时间内所要开展的工作任务、方法和双方的具体责任。正常情况下，每次辅导均会有一个咨询工作报告,由双方签名确认,每周制订一次辅导计划,每月调整辅导阶段。

2、咨询工作方法

在整个咨询期限内,我们本着为企业降低成本、提高效率、提升员工素质的愿望出发，充分考虑企业的实际，从人员、设备、物料、现场、管理方法等角度，深入分析其特点，明确管理责任、制定管理流程、培训操作方法，以现场示范操作辅导为主，辅于适当基础培训课程，采用辅导、培训、检查、监督、制度、作业、考核、纠正、预防等方式，注重员工的实际操作管理能力提升，从而实现企业综合管理水平的系统、有序提升。

第二章   咨询工作步骤

第一阶段:准备阶段

1．顾客需求及现状了解

  了解顾客需求，包括对内部组织结构、职责划分、现有管理制度、业务流程改进、员工规范管理意识、管理成本等方面的需求以作为管理体系策划的依据，通过对公司现状的初步了解，初步决定为实现目标所需要的时间、内容及初步方案并作为策划管理改善方案的依据。

参与人员：企业管理咨询员：顾问师  

          贵公司： 管理层

          时间要求： 2-3小时

2．管理现状诊断与分析

    为进一步确定管理体系的详细方案，我们将根据沟通共识对公司现有管理体系进行细致的全范围诊断，以全面详细地了解公司业务流程、部门和活动之间的接口，在诊断的基础上，我们将提出改进建议并进行详细的体系改进的设计方案。诊断过程将侧重于内部管理的组织职责、权限及流程安排的合理性、现有文件标准的符合性、文件实施的符合性及实施的程度、部门运作接口的顺畅度、现存的内部管理问题、薄弱环节以及外部顾客所关心的问题和抱怨。

           参与人员：企业管理咨询员：顾问师

           贵公司： 1名陪同人员及相关部门负责人

           时间要求： 陪同人员2天  部门负责人平均2-4小时

3。推行工作准备

    根据诊断结果，顾问师将协助公司进行企业管理改善推行工作的准备，组成企业管理改善推进小组，企业管理改善推进小组可以不作为内部组织的常设机构而作为项目小组。准备阶段推进小组需要收集公司现有运作的有关文件和记录为体系分析与设计做准备。

必要时，根据公司企业文化特点，在顾问辅导下，公司组织召开企业管理改善导入动员大会，营造实施改善的气氛，提出各职能部门及员工的要求，初步建立规范管理的意识。                                                                                     

参与人员：企业管理咨询员：顾问师

贵公司：最高管理者  管理者代表

时间要求：最高管理者 1小时 管理者代表 6小时

    本阶段我们提供的输出文件包括:

a) 管理改善小组任命书样本

b) 推进小组成员名单

 

第二阶段:分析设计阶段

4．内部管理改善方针和目标的设计

 根据企业管理改善要求，最高管理者应制定实施计划，并在相关职能和各层次上建立改善目标，我们将根据体系诊断的结果，辅导制定适合于公司的总体改善目标及各职能、各层次的目标，包括产品的质量、交货期、顾客投诉率、顾客满意度、制度规范度及完善率等指针。改善目标可以修订并在管理手册中加以描述，或在手册以外的文件加以发布，公司管理层可以在最高管理者的主持下，每年对目标的实现情况进行评估并制定下一年度的改善目标。

         参与人员：企业管理咨询员： 顾问师

         贵公司：最高管理者  管理者代表

         时间要求：最高管理者0.5小时  管理者代表1小时

     本阶段我们提供的输出文件包括:

a)  改善方针及改善目标模板

5．组织结构的设计

我们将根据诊断结果、公司的发展要求及管理风格与高层管理人员一起讨论并确定组织结构，目标是建立一个扁平、高效、畅顺、低成本运作的构架，必要时运用组织结构重组的管理原则对现有的构架进行适当的更改，以适应管理体系有效运作的需要。与此同时，结合公司的管理特点和人员状况，对公司的相关岗位和人员进行有效的职务分析与职责设定。

        参与人员：企业管理咨询员： 顾问师

        贵公司： 高层管理者

        时间要求： 1小时  

    本阶段我们提供的输出文件包括:

a) 组织结构图

b) 职位关系图

6．职能分配和职位职责的设计

根据制定的公司组织结构图，及对公司现有的体系的分析将各部门的职位职能进行分配，确定与管理体系要求有关的<<部门职位职能分配表>>。

对职能进行初步分配以后，各职位需要规定详细具体的职责、权限及关系，形成系统的职位说明书。通常由上一级规定下一级的职责权限，因此可以由上一级职位的人员来编制所管辖的范围的职位说明或由人力资源部门进行统一规定。职位说明书属于公司内部的体系文件，应按照企业管理改善文件控制的要求进行管理，通常按照第三级文件（作业指导书）进行控制，或直接在管理手册中加以描述（当公司的职位数较少时）。

    参与人员：企业管理咨询员： 顾问师

    贵公司： 管理人员或人力资源部门

        时间要求： 管理人员2-6小时，视管理职能范围而定  

   本阶段我们提供的输出文件包括:

a) 部门职位职能分配表

b) 各职位说明书模板

 

7.业务流程的设计与优化

         根据体系诊断的结果,分析公司现有的流程,尤其对流程中常出现的问题如接口不畅、接口断点，尤其是顾客反馈的问题及内部常见的不合格现象等，以保证我们提出的流程能体现公司的管理风格和特点，并有针对性地改进，最终实现相关业务过程的简化、清晰、高效的运作。业务流程的范围包括产品\服务实现的全过程（从了解顾客需求、设计、采购、生产、检验、贮存、交付）以及为保证产品\服务的实现需要的管理过程（管理职责、资源管理、测量分析和改进），我们将根据设计、确定的业务流程来编制具体的各程序流程图及其运作文件。

     参与人员：企业管理咨询员： 顾问师

     贵公司： 职能部门负责人

         时间要求：1-6小时，视管理职能范围而定  

本阶段我们提供的输出文件包括:

a） 公司业务流程分析报告

b） 各类程序流程图模板

 

第三阶段  基础培训阶段

8．基础培训阶段

         在整个咨询过程中,我们将提供正规的培训,包括企业管理改善专题培训及为提升管理而设计的管理专项培训。

        为保证培训的效果和有效性，培训课程将：

a） 结合管理体系诊断结果，从公司实际运作及产品过程特点导入企业管理改善管理意识，而不是生硬地讲解；

b） 提供培训教材和培训所需的器材；

c） 提供培训课程的电子版教材，方便有计算机的公司员工进行学习；

d） 以多样化的形式导入各种案例，帮助对教学内容的理解；

e） 对于重要或关键内容的培训，我们将统一组织进行正式的考试，以证明接受培训人员已符合规定的要求，具有承担相应管理职责的能力，对于考试合格的人员，我们将发给培训合格的证明文件。

   本阶段我们提供的输出文件包括:

a) 各阶段培训计划及安排

b) 培训所需要的培训教材及讲义

c) 培训记录样本

d) 培训有效性评估报告

e) 员工培训证书

 

第四阶段：培训实施阶段

13．培训实施总动员

在正式实施前将组织对所有与实施相关的人员进行一次动员，目的是营造公司运行企业管理改善的整体气氛，建立按照文件要求实施的意识，顾问师将讲述如何建立按照文件实施的意识及培训的总体要求，公司最高管理者应讲明公司实施企业管理改善的决心和各部门的配合要求以引起各层人员的重视。

参与人员：企业管理咨询员： 顾问师

         贵公司： 动员会议参加人员

         时间要求：动员会议 0.5-1小时

14．实施培训

公司管理改善结果将用文件化的形式予以规定，并在其正式运行后（或在基础培训结束至文件批准后）顾问师将对涉及人员进行一次集中培训，对各部门实施的要求和方法进行讲解。

15．管理改善内容运行指导和检查

在改善管理措施的运行过程中，顾问组将按照咨询计划的安排分别对各部门文件实施人员进行辅导，辅导的重点将是部门中常见的问题、薄弱环节和部门的交叉接口，将指出文件实施中可能出现的问题以及处理的对策，协调各部门的运作，理顺运作流程，并和公司有关人员一起制定具体的实施工作计划，明确步骤和方法。运行一段时间后，我们将对各部门的实施情况进行检查，检查结果将形成书面文件提交公司进行相应的改进。

          参与人员：企业管理咨询员： 顾问师

          贵公司：管理者代表、企业管理改善小组、文件实施人员

          时间要求：企业管理改善小组 8-12小时

本阶段我们提供的输出文件包括:

a) 管理改善实施要求

b) 检查报告

c) 检查不符合及改进建议

16．实施文件适用性修订

根据实施检查的结果以及各部门管理规范文件实施的情况，将组织相关人员对文件进行符合性和适宜性修订，此次修订将主要考虑经过一段时间运作后发现的文件中无法执行或不具有可操作性的内容进行适用性修改，使文件更适用于公司的运作，修订过程将按照公司关于文件控制内容中关于文件更改的要求进行，包括更改后的审批和版本更改以及对作废版本进行标识或回收。

          参与人员：企业管理咨询员： 顾问师

          贵公司：管理者代表、企业管理改善小组、文件控制部门

          时间要求：根据需要修改的文件量决定  2-6小时

 

第五阶段 评价和改善阶段

17．顾客满意度测量和分析    

管理改善措施运作正常后，根据与公司达成的培训要求，将我中心对公司服务的满意度进行测量和分析，作为外部评价的一种方法了解实施的效果，测量分析的过程将按照合同及相关文件的要求进行，包括设计评估指针、确定评估方法、评估方案和调查表、实施评估以及对评估结果进行分析并实施改进，全面了解公司对我司的咨询要求，尽量满足公司完善改进现有管理问题的要求。

        参与人员：企业管理咨询员： 顾问师

        贵公司：管理者代表或总经理

        时间要求：4-8小时

本阶段我们提供的输出文件包括:

a) 顾客满意度调查表

b) 满意度分析报告

18．改善纠正及改进

根据公司对培训与内部营运管理改善结果的审核，结合我中心对顾客反馈的情况以及公司质量成本分析的有关资料，顾问师将指导公司对审核的结果采取相应的管理措施进行全面改进，包括：制订改进目标及评价方法，定期评定、分析不足、进行改进，进行必要的改善趋势分析，我们将通过培训顾问交接的方式，为公司建立内部质量成本分析系统，对公司由于质量问题而造成的成本损失进行分析并提出改进的方法，努力降低质量成本，使公司能够自主独立完成相关管理问题的改善推进工作。

参与人员：企业管理咨询员： 顾问组

贵公司：管理者代表、相关责任部门

         时间要求：责任部门4-12小时根据纠正内容多少决定

    本阶段我们提供的输出文件包括:

a) 培训改进建议书

b) 管理改善分析报告

 

第六阶段：评审验收阶段

20．SMS评审验收

顾问师将联合公司高层，依据SMS实施规范的内容，对我们与公司的合作效果及公司管理改善问题的解决，进行一次正式的评审验收，评审过程将覆盖所有相关部门及培训要求，通过全面的检查发现存在的不合格并及时纠正。    

参与人员：企业管理咨询员：  审核员

贵公司：相关责任部门

         时间要求：责任部门2-3人

本阶段我们提供的输出文件包括:

a) 评审计划

b) 不合格及纠正措施报告

c) 评审验收报告

 

第七阶段：维持阶段

21．维持服务

通过管理评审验收后，顾问师将协助公司管理层进行6个月的维持服务，确保管理改善的效果能够稳定、有效及高效地保持，服务内容包括：定期SMS实施效果评价、最高管理层评审与监督、SMS缺陷的纠正预防措施落实，或根据顾客需要提供其它管理项目的咨询。

 

第三章  验收成果界定

经过以上辅导步骤的实施，将形成以下有形辅导成果：

序号	咨 询 阶 段	辅 导 成 果	验 收 内 容	备  注
1	第一、二阶段	组织架构图与职位关系图	经公司确认
2		职务说明书	经公司确认
3		管理人员任命书	经公司确认
4		SMS推行小组名单	经公司确认
5		各业务/生产流程图表	经公司确认
6		员工手册	经公司确认
7		后勤管理手册	经公司确认
8		保安工作手册	经公司确认
9		6S管理手册	经公司确认
10		消防培训手册	经公司确认
11		仓库管理手册	经公司确认
12		设备操作说明书	经公司确认
13		现场管理实施	经公司确认
14		现场管理监督机制建立	经公司确认
15	第三、四阶段	如何做好主管--素质篇培训	经公司确认	约9H
16		如何做好主管—技能篇培训	经公司确认	约9H
17		管理常识培训	经公司确认	约3H
18		计划与目标管理培训	经公司确认	约3H
19		沟通技巧培训	经公司确认	约2H
20		时间管理培训	经公司确认	约2H
21		生产与物料管理培训	经公司确认	约2H
22		主管常犯的11种错误课程培训	经公司确认	约2H
23		职业生涯规划/团队训练	经公司确认	约4H
24		现场管理知识培训	经公司确认	约4H
25		管理文件培训	经公司确认	约8H
26	第五阶段	采购管理手册实施评审	经双方确认
27		设备管理手册实施评审	经双方确认
28		文件管理程序实施评审	经双方确认
29		记录控制程序实施评审	经双方确认
30		改进控制流程实施评审	经双方确认
31		质量成本手册实施评审	经双方确认
32		品质监控程序实施评审	经双方确认
33		计量器具管理手册实施评审	经双方确认
34		人力资源管理手册实施评审	经双方确认
35		数据分析管理规范实施评审	经双方确认
36		生产流程控制规范实施评审	经双方确认
37		改善效果对比、分析报告	经双方确认
38		SMS实施评价改进报告	经双方确认
39		SMS实施监督机制建立	经双方确认
40		员工管理奖惩手册实施评审	经双方确认
41		综合管理手册实施评审	经双方确认
42	第六阶段	评审验收报告	经双方确认
43		后续服务约定	经双方确认	收尾及售后工作
44		提供认证咨询或其它咨询服务	经双方确认	可选服务
45	第七阶段	后续服务提供	经双方确认
		售后服务提供		半年免费服务

可以根据甲方要求制定课程或流行于企业管理方面的课程

 

第四章  培训辅导时间安排

序号	培训辅导阶段	培训辅导内容	时间安排	备  注
1	第一、二阶段	组织架构图/管理人员任命书	第1周
2		SMS推行小组名单	第1周
3		现场管理实施	第2周
4		现场管理监督机制建立	第2-8周	视配合而定
5		职务说明书	第3周
6		各业务流程表	第4-5周
7		员工手册等各手册编制	第6-8周
8		设备操作说明书编制	第9-10周
9		管理文件编制	第11-15周
10	第三、四阶段	管理常识培训	第1周
11		如何做好主管--素质篇培训	第3周	可以根据甲方要求制定课程或流行于企业管理方面的课程
12		如何做好主管—技能篇培训	第4周
13		计划与目标管理培训	第5周
14		沟通技巧培训	第6周
15		时间管理培训	第7周
16		生产与物料管理培训	第8-9周
17		主管常犯的11种错误课程培训	第10周
18		职业生涯规划/团队训练	第11周
19		管理文件培训	第12-16周
20	第五阶段	各管理手册/管理规范实施评审	第17-19周
21		改善效果对比分析与评价改进报告	第19-22周
22		SMS实施监督机制与奖惩规范建立	第23-25周
23	第六阶段	SMS实施评审验收报告	第25周
24		后续服务约定	第26周
25		提供认证咨询或其它咨询服务	第27周	视双方约定
26	第七阶段	后续服务提供	第28周
27		售后服务提供	第28-55周	半年免费服务

 

第五章  培训辅导说明与内容 

一、关于培训辅导的说明

鉴于阳江历史、地理环境及行业本身的特点，目前公司管理层和员工的文化素质大部分较低，文化素质大部分集中在小学至中学阶段，并且有着比较多的本地员工。在这样的管理软件环境下，员工的培训消化吸收的能力较低，管理层的知识转换能力也较弱，员工的配合与执行力也将受到影响。要使公司的管理水平得到提升，单靠课堂培训是不可能让员工和管理层消化并转换所学的知识，只有将培训与实际操作结合起来，采用白天现场辅导、晚上培训的方式来进行相关知识与管理规范文件的培训，才可能达到预期的目的，也不会对公司的生产造成较大影响。因此，在培训的思路上，我们建议：

1、培训应按照“先易后难、先意识后技能、素质与技能并重且相适应”的原则进行。

2、管理人员思想的改变不是单靠顾问师可以轻易改变的，因此，除了以日常管理行为加以规范使之改变习惯外，更重要的是需要高层不断予以督促和跟踪教育。

3、实施SMS活动必定会涉及到管理规范化及其实施培训问题，因此，培训应采取分阶段、分模块有序系统进行，在此过程中，希望公司的高层能够一起参与评价、修正及其培训。一个缺乏高层支持的培训体系，将不可能得到有效的实施和延续。

4、鉴于多方面原因，员工的培训内容需要在实践中不断总结和分析改进，建立定期或不定期的会议沟通、检查制度，企业的管理水平才能够持续提升。

5、由于培训是一项比较复杂系统的管理工程，对于培训的课程设置和组合，与目前公司的人员素质结构、受训人员现有技能、受训人员年龄、公司的生产计划安排、目前公司人员的自我培训需求评估、目前公司的管理瓶颈等等，均有密切的联系，因此，希望公司领导能够重视、相关人员务必配合。

6、顾问师会根据培训效果，进行相关的培训设计调整，包括课程设置、讲授方法、人员安排、培训时间、效果反馈等，并在培训的过程中与公司受训人员互动，不断调整培训计划，使之取得最好的培训效果。

 

二、培训辅导内容说明

根据现场了解到的情况，我中心认为要提升公司的管理水平，主要从下列五个方面切入进行综合管理改善：

1、现场管理的改善：

这方面的工作，主要在于明确企业的生产、仓储布局，规范管理流程，优化现场管理，做到环境美化、物料安全、标识清楚，有专人负责。耗时大约1个月。

2、物料管理改善：

这方面的工作，主要在于明确企业的物料仓储布局，物料流程运转有序，物料流转能够追溯，规范采购管理流程，做到数据清楚、物料安全，有专人负责。耗时大约1.5个月。

3、品质管理改善：

这方面的工作主要在于明确企业相关品质人员的职责，建立品质标准，规范流程品质控制，掌握品质抽样方法、常用监测和分析工具，提高员工品质机能。耗时大约1.5个月。

4、生产流程优化：

这方面的工作，主要在于规范生产计划制定与实施，施行生产进度控制，建立定期跟进计划，掌握生产成本控制。耗时大约1.5个月。

5、人力资源管理改善：

这方面工作，主要内容为人员职责定位、岗位分析、招聘、辞退管理、人员绩效考核制定、人员薪酬制度、奖惩规范、福利待遇制度等。耗时约需1.5个月。

6、其它管理改善：

这方面工作，主要内容为公司企业文化倡导、各项管理规范文件的制定、会议等沟通制度的建立、工作监督机制的建立、保安后勤的规范、机械设备的保养等。耗时约需1个月。